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項目管理

發布時間編輯日期:2018-06-07 17:36:44發布時間作者:sosen

有效、高效的項目管理,對于工程企業不管是成本控制還是提升項目質量、品牌形象都有著重要的意義。首信EM2 項目管理系統,應用于建筑工程、機電安裝工程、電子與智能化工程、系統集成、裝飾工程、水利電力工程等工程類企業。EM2 項目管理系統核心價值在于為工程項目從前期、投標、施工過程、完工驗收等全生命周期,對項目從材料、設備、成本、各項費用、資金流、發票、工期等維度進行預估、預算、執行過程有效控制,以達到項目預期目的。
首信EM2項目管理系統 通過WBS 、CBS 模型,對項目建立模塊化的任務管理、成本管理體系,對每一個節點進行流程審批,合理控制,以達到對項目工期、項目預算的掌控。通過對項目數據的統計分析,實時反應公司的經營指標完成情況,對公司的健康發展有著重要的意義。

項目首頁
項目首頁
不管是企業管理者還是項目經理,都希望能夠快速便捷的獲取項目包含風險在內的所有信息。EM2項目首頁如同項目門戶,集成了項目資金、進度、成本、質量、材料、人員等信息的規劃和實際情況,以及項目異常數據預警。
項目首頁
通過里程碑節點圖直觀的反應出項目所處的階段。項目階段可以由用戶自定義,并且設置驅動節點的業務,業務完成系統自動推進項目進入下一個階段。

項目跟蹤
EM2項目管理,按項目生命周期進行管控,從項目前期跟蹤、投標到項目的立項、施工、完工、驗收等全生命周期進行管控。項目前期也包含了項目的一些基本設置和參數的定義,例如:權限的控制、項目的成本科目管理模板等。

項目登記
管理管理可以從一個銷售商機開始,項目登記是系統對項目管理的唯一入口,以保障不同角色、不同職能管理部門對項目定義和管理的統一性。

跟蹤記錄
準確及時的銷售項目跟蹤記錄信息,不僅有利于管理層對項目的判斷更有利于項目團隊對項目評估、項目投標報價提供依據。

項目組成員
項目組成員能夠自動獲得項目的權限。如:安全員、質量員、投標專員等。
項目組成員
項目聯系人
同一個客戶中不同的銷售項目可能有不同的聯系人,按銷售項目角度對項目聯系人進行單獨管理,有利于銷售項目的準確跟進,提高效率。

項目授權
項目管理有著極為嚴謹的權限控制體系,沒有項目權限的用戶不能獲取項目的任何信息,也不能參與項目的任務業務。

成本科目設置
EM2設置公司項目管理的成本科目模型,但是允許每個項目單獨設立項目的成本科目,在項目業務過程中,可以每個項目的成本科目不同。可以新增和復用其他項目的成本科目。
成本科目設置
投標管理
投標管理,包含了項目從投標立項、資格預審到開標登記、投標分析等投標過程的管理,同時也包含了投標過程中所涉及到的投標保證金的支付以及是否及時收回投標保證金,投標文檔的管理等。
投標管理
投標預算
投標預算的目的是確定報價的預算,審定初步的報價計劃。投標預算一般由報價經理主持,邀請市場部、項目管理部、專業設計所、采購部等部門經理參加會議,必要時還邀請財務、稅務、法律方面的人員參加。

投標立項
公司對銷售項目是否參與投標,尤其是大項目的投標報價,需要消耗一定的人力和財力。因此,公司對大型項目的投標報價決策十分慎重。通常公司會組織對投標立項的評審,對項目是否進行投標進行決策。

投標報價
投標報價主要指投標文件的編制,報價經理應按照投標預算、關鍵進度、工時消耗和總費用預算進行協調和控制。超出預算時需經由市場部等相關部門批準后才能追加。

投標文檔
經審核過,并最終完成投標的技術商務文檔管理,有利于項目的復盤以及其他項目投標的借鑒。

保證金申請
投標保證金申請審批通過,財務部門及時獲得需要支付的金額、需要支付的時間及單位。系統根據投標保證金實際支付的情況、是否中標以及投標保證金預計退回時間進行跟蹤,實時提醒相關人員投標保證金退回情況,形成對投標保證金的閉環管理。
保證金申請
保證金申請
開標登記
在招標方公布開標結果后,對結果信息進行登記。開標登記中包含了競爭對手本次參與投標的信息,如技術得分,商務得分,綜合得分,排名,是否掛靠等,從而形成對競爭對手的統計分析,競爭對手基本信息的管理,以及對競爭對手在投標過程中報價、投標負責人等信息的管理,有利于數據分析,指導未來項目投標競爭策略。沒有中標(丟標)的項目信息會進入項目信息庫,以備之后項目信息的查詢。

中標價
中標價包含了中標總價和清單明細,清單明細作為簽訂工程合同的依據。

深化設計方案
EM2系統支持項目中標后對中標清單進行深化設計,項目正式立項過程會對深化設計清單進行審核。項目深化設計過程對于項目的成本控制有著較大意義,深化設計過程可能對項目的材料更加清晰或合理,對于投標中未能明確型號或是對型號規格未能明確的材料清單,深化設計過程中都需要清晰的明確下來。同時,系統支持在深化設計階段制訂實際施工方案,不同的施工方案系統會有不同的成本管控模式。施工方案包含:自己施工-人工清包-勞務分包-專項分包

工程合同
工程合同包含項目中標后從擬定到評審,最后形成正式合同的過程,工程合同(總承包合同)簽訂后進入項目交底/深化設計環節。
按合同的支付屬性分,項目的合同包括收入性合同和支出性合同。工程合同為項目的收入性合同提供入口。EM2支持用戶自定義合同分類,如EPC總承包合同,工程設計合同,技術咨詢合同等;支持用戶自定義各種合同模板,系統會根據核心業務數據自動生成與公司目前運行相同的合同文本直接進行打印。
工程合同
合同評審
EM2支持合同在線審批,公司市場部針對單個項目的工程收入合同擬定,并經由項目管理部、專業設計所、采購部、法律部等部門流轉審批,最后形成正式合同的在線審批過程。

工程合同
EM2支持對合同的關鍵信息進行檢索查詢,在合同的查詢界面可對該合同執行狀態進行綜合查看,比如合同的收款協議、合同的變更情況、合同的開票情況、合同的收款情況、合同的電子檔附件或掃描件等,實現公司對合同管理的統一規范性,管控法律風險。
合同
變更管理
主要針對工程合同(收入性合同)提供合同變更管理功能,如設計變更、金額變更、其他變更等,并嚴格記錄變更的原因和涉及到的材料清單變更明細,讓企業更好對工程合同的每一次變更進行把控。并且,詳細的變更數據記錄,有利于項目預估結算金額的統計和分析。
變更管理
產值結算
記錄施工方按照工程合同(總承包合同)在每個施工工期實際完成的工程量及價款,作為企業向業主方提交的收款申請重要憑證。同時為企業單位盡快今早的結算工程款,有利于償還債務,資金回籠,降低內部運營成本。通過加速資金的周轉,提高資金的使用效率。
產值結算
開票申請
根據工程合同(收入合同)約定的收款協議,以及累計進度結算的工程價款,項目經理向企業財務部提開票申請,作為企業開票的依據。在線開票申請,有助于部門間的協同,尤其是有助于財務部門快速的獲取項目實際進度數據。
開票申請
開票記錄
企業根據施工方提交的開票申請,可以直接生成企業向業主方提交的開票記錄。開票記錄是考核經濟效益的重要指標。對于施工單位來說,只有工程款如數地結清,才意味著避免了經營風險,施工單位也才能夠獲得相應的利潤,進而達到良好的經濟效益。
開票記錄
收款明細
企業對施工方提交的開票申請及向業主方提交的開票記錄執行狀態的查詢。可以根據不同的時間區間查詢每一筆開票申請和開票記錄當前的執行情況,加速企業資金的周轉比例,提高資金的使用率。盈利現金比是企業一項重要經濟指標,只有將盈利實際轉換為現金,減少項目的實際占用資金,企業才能有更好的現金流。
收款明細
施工立項

項目立項
項目立項是項目進入在建階段的一個重要標識,也是項目可以進行后續相關業務的一個重要里程碑。如立項后的項目,可以申請采購材料、可以簽訂分包合同等等。
施工立項
項目交底
項目交底包含著商務交底、技術交底、設計交底等。

開工報告
項目開工報告,往往包含了需要傳達給項目組成員任務信息,需要做好相關的準備工作。
現場管理
施工現場管理主要指項目施工過程中現場的進度、質量、安全、材料簽收及安裝使用等,這是一個長期、復雜的過程。項目現場信息的及時反饋,有利于企業管理層掌握項目現場的各種情況。

施工計劃
項目立項后,對項目進行WBS分解(工作任務分解),制訂詳細的施工計劃安排,責任到人,有利于項目過程管控。
施工計劃
我的任務
系統根據施工計劃中任務責任人是“我”的所有任務清單過濾出來,以便于隨時掌握需要“我”完成的任務。

進度填報
根據實際完成的情況,對任務進度填報。填報完成的進度,在甘特圖上以實線顯示給用戶,以便于計劃與實際進度的對比。

施工日志
施工日志記錄著項目施工過程中每一個工作日的詳細情況,確保項目施工過程中問題可追溯。單據內容包括:班組名稱、工作小時、日期等。

問題反饋
針對施工現場問題反饋,項目相關人員可以對問題轉發以及回復,表達自己對問題的意見或建議。問題處理后必須填寫處理結果,只有處理過的問題才能夠關閉,這種閉環管理的模式,有利于跟蹤問題的解決,以降低問題出現的頻率。
問題反饋
工程簽證管理
工程簽證單包含了一些零星工程、臨時設施增補項目等業務的管理。工程簽證單的在線管理,有利于實時掌控項目實際已發生的成本或是預估結算額;

待簽收材料
系統根據在采購訂單,自動推送所有在途材料明細給項目經理,項目經理很清楚的知道將要收貨的材料數量、品牌型號規則等。

到貨簽收單/現場收貨單
系統支持兩種業務場景,一是供應商材料送達施工現場后,項目經理收到材料后,填寫到貨簽收單,采購人員確認到貨簽收單后,做采購入庫業務,項目經理再做領料出庫。二是,材料進入項目現場,項目經理現場直接填寫現場收貨單,不再做入庫出庫業務,相當于材料已入庫并且已出庫。系統根據現場收貨單直接統計項目實際發生的成本。
到貨簽收單現場收貨單
安裝確認單
項目經理根據現場安裝設備(材料),填寫安裝確認單,系統根據安裝確認單做產值填報。安裝確認單,直接反應了項目現場實際已完成的合同清單數量和清單量對應的貨幣值。支持由已安裝的設備(材料)清單直接推送出產值結算。

完工決算
項目完工結算是項目完工的重要標志,完工決算包含了對項目發生的所有材料清單進行審核確認,完工決算金額為合同最終執行的金額。

項目驗收
項目驗收后,是項目關閉的一個過程,驗收過程中包含了項目從合同簽訂到完工決算的重要信息,如項目完工的日期、驗收日期,合同簽訂的金額,最終完工決算金額以及客戶方、施工方的驗收意見等。

成本管理
項目成本管理是項目管理重要環節,也是進行項目管理的目的之一,為企業有效的項目成本控制,提高項目貢獻率。成本管理過程包含項目前期的投標成本分析,依據投標成本分析進行合理的投標報價,把控商務談判。項目中標后,依據投標成本分析以及項目中標價(合同價)進行深化設計,設定項目目標成本,對實際已發生的成本實時管控,并對包含已發生成本和未發生成本的項目動態成本與目標成本縱向比對,監控。同時,EM2也支持同類型項目成本科目占比的橫向比對,反應項目成本管理實際效果。
成本管理
施工預算 
施工預算為項目的目標成本,成本控制的直接考核依據。
施工預算支持材料按綜合單價或者按材料、人工、輔材等清單明細單價;
施工預算支持從清單直接匯總材料費、人工費等信息;
施工預算材料清單為成本控制條線的源頭,采購申請的量和價均受施工預算控制;

材料清單變更
材料申請需要超施工預算材料清單時,須提請材料清單變更。變更包含了材料的追加或追減。

費用預算變更
實際需要的費用超過預算時,需要費用預算變更,費用預算管理及有效的變更流程控制,有利于項目成本控制;

成本分析
系統按照成本科目,自動歸集實際發生的成本,歸集規則有:
人工費實際成本:勞務合同支出金額或項目費用報銷金額;
材料實際成本:項目材料出庫;
輔材實際成本:輔材實際出庫或項目費用報銷金額;
分包實際成本:分包合同付款額;
成本分析
分包管理
分包管理包含了對分包單位管理、分包合同管理、分包結算、分包變更、分包發票管理、分包付款申請、分包付款等業務
分包管理
分包單位
包含了分包單位的基本信息和常用聯系人,按照黑名單、白名單模式對分包單位的管理,有利于更高效的控制項目成本,降低項目風險。分包單位的信息化管理,與供應商、客戶等公司合作伙伴管理有著同等的重要性,也是企業資源企業化的一個過程

分包任務
系統根據深化設計清單或者施工預算材料清單中的施工方案里需要分包的材料清單自動形成分包任務,根據分包任務簽訂分包合同,分包合同將形成實際發生的成本,而未簽訂分包合同的分包任務將成為項目待發生成本,系統根據待發生成本及已發生成本實時形成項目的動態成本,動態成本與項目完工時的實際成本誤差比施工預算與實際成本的誤差更為精確,這種對項目成本進行過程中動態管控方式,更有利于項目管理過程中進行合理的資源配置和調整。

分包合同
項目分包合同為支出合同的一種,包含專項分包、勞務分包等,分包合同基本內容、付款協議以及合同履約過程的管理。
分包合同
分包變更
分包合同變更包含了分包合同內清單的追加或追減,或者增加新的合同清單。實時的合同變更管理及有效的變更流程控制,利于項目成本實際控制。累計分包變更金額自動累加到合同金額中,形成“當前合同額”,與合同簽訂金額對比。

分包結算
系統根據分包結算自動計算項目成本,并根據實際付款計算應付款。分包結算支持從實際完成的工程量清單統計分包結算額。

付款申請
分包工程款、材料款支付在線申請,系統支持項目現金流自動控制。付款申請金額將根據結算金額、付款協議金、月度現金計劃、項目實際回款等數據進行預警
付款申請
分包收票
系統根據分包發票統計分包應付賬款,并且根據進項發票自動抵扣稅務成本。

付款明細
根據項目、合同、分包單位等維度查詢所有付款明細單據。

材料管理
材料管理不僅實現企業材料設備的規范化管理,也可以通過企業內置設備配比功能(為主材設備配置輔材、人工、機械數量及基準價格),為建立企業內部定額庫奠定數據基礎。獨有的材料參數設置功能,方便企業為不同類別的材料設置不同的材料參數,真正實現對不同的材料設備進行不同的管理。EM2重構供應鏈管理體系,實現從項目目標成本為源頭,從項目材料清單、材料變更、采購申請、采購任務、采購訂單、采購入庫、項目領料到項目退料、項目材料跟蹤等環節的管控。豐富、便捷的材料檢索,靈活的業務操作體驗,成為EM2一大亮點。
材料管理
采購申請單
項目經理根據施工預算提采購申請,采購申請受施工預算控制,有兩種控制方式,企業根據管理需要選擇:材料總價控制/材料清單明細控制
采購申請單
項目材料跟蹤
項目經理提請材料采購申請后材料清單自動進入材料跟蹤表,同時會根據采購部門的業務流程實時反饋材料狀態,如鎖庫、采購在途、預計到貨時間、已采購入庫、已領料出庫等。
項目材料跟蹤
領料單
項目材料領料出庫單,系統根據領料單自動統計項目材料成本。

退料單
退料單指材料從項目現場退回公司,允許“項目現場——項目庫存”和“項目現場——公司庫存”兩種模式。只是因為項目現場安裝條件等因素變化導致項目工期變更,材料設備需要暫時性運回公司倉庫,而可通后續還需要再運到項目現場,則材料退回到項目庫存,處于鎖定狀態,其他項目不能領走。如果是材料質量發生問題需要退給供應商或者是項目完工剩余的材料,項目不再需要使用,退回公司倉庫,其他項目可以領走或者通過退貨處理退給供應商。一旦發生退料業務,項目實際發生的成本將被沖減。

釋放庫存
項目庫存其實是一個邏輯數據,并不是物理意義的庫存,只是公司庫存中被該項目鎖定的一種狀態,項目完工后,項目庫存中剩余的材料可釋放出來,項目庫存一旦釋放,其他項目則可領用。釋放庫存與鎖定庫存是逆向操作。

項目文檔    
文檔管理是企業在項目管理過程中的重要內容,也是企業運營過程中知識積累的基礎。EM2項目文檔包含了項目實施過程中所產生的所有組織間的往來文件、合約性文檔、技術性文檔、質量安全驗收、項目維保等各種類型的文檔。 系統支持自定義項目文檔類型,便于建立規范的文檔管理體系。系統不僅解決了文檔存儲權限問題,同時有效避免項目文檔漏傳、缺失問題。
無論是項目投標階段上傳的投標文檔,還是項目現場上傳的現場簽證掃描件,都可以直接在項目文檔中直接查找。

項目文檔
業務層面上,文檔資料解決企業按“項目-設計-需求”三個維度歸納文檔資料庫,如既可以查詢項目所有文檔,也可以查詢所有項目的“驗收報告”。技術層面,支持文檔關鍵字搜索、在線預覽,使得文檔管理更加便捷、安全;

文檔歸類
支持定義項目文檔計劃模型,設置文檔提交頻率,自動預警提醒未按計劃提交的文檔信息,從而更好的文檔歸類。

往來文件
往來文檔用于查詢項目有關的各合作伙伴間的往來文檔。

 

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